Tämä tietosuojaseloste selittää, miten KyIF Ratsastus ry (jäljempänä ”seura”, ”me”) kerää, käsittelee ja suojaa verkkosivuston käyttäjien sekä seuran jäsenten henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelystä vastaa ratsastusseura yhdessä Suomen Ratsastajainliiton (SRL) kanssa.

• Yhdistys: KyIF Ratsastus ry

• Osoite: Porkkalantie 230, Kirkkonummi

• Yhteyshenkilö jäsenrekisteriasioissa: Ann-Sofie Lindberg

• Sähköposti: ann-sofie.lindberg@outlook.com

2. Mitä tietoja keräämme ja miksi?

Keräämme vain toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsenyyden hoitaminen: Keräämme sähköisen liittymislomakkeen kautta jäsenten perustiedot (nimi, yhteystiedot, syntymäaika) jäsenyyden vahvistamista, jäsenmaksulaskutusta ja yhteydenpitoa varten. Tiedot tallennetaan SRL:n Sense-jäsenrekisterijärjestelmään.

• Tapahtumat ja kilpailut: Keräämme osallistujien tietoja (kuten ratsastajan ja hevosen nimi, seura, luokkatiedot) kilpailujen lähtölistoja, tuloksia ja tapahtumajärjestelyitä varten.

• Vakuutusturva ja edut: Tietoja käytetään SRL:n tarjoaman urheiluvakuutuksen voimassaolon varmistamiseen ja Hippos-lehden jakelua varten.

3. Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla perusteilla:

1. Sopimus ja jäsenyys: Käsittely on välttämätöntä seuran jäsenyyden ja siihen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi.

2. Suostumus: Esimerkiksi nimitietojen julkaiseminen lähtö- ja tuloslistoilla perustuu osallistujan suostumukseen (jäsenellä on aina oikeus kieltää nimensä julkaisu ilmoittamalla siitä tapahtuman järjestäjälle).

3. Lakisääteinen velvoite: Yhdistyslaki ja kirjanpitolaki velvoittavat meitä säilyttämään tiettyjä tietoja (kuten kirjanpitoaineistoa).

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

KyIF Ratsastus ry hallinnoi jäsentietoja yhdessä kattojärjestönsä Suomen Ratsastajainliiton (SRL) kanssa. Tietoja luovutetaan:

• SRL:n Sense-jäsenrekisteriin vakuutusten ja jäsenetujen hoitamiseksi.

• Vakuutusyhtiölle vahinkotapauksissa (liiton jäsenyyden kautta tuleva vakuutus).

Tietojasi ei koskaan myydä tai luovuteta kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Jäsentiedot: Säilytetään jäsenyyden voimassaolon ajan. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan rekisteristä, ellei laissa (esim. kirjanpitolaissa) määrätä toisin.

• Kilpailu- ja tapahtumatiedot: Lähtölistoja ja tuloksia säilytetään tilastointia ja arkistointia varten seuran sivuilla, ellei rekisteröity pyydä tietojensa poistamista.

6. Evästeet (Cookies) ja kolmannen osapuolen palvelut

Sivustollamme käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi ja sivuston toiminnallisuuden varmistamiseksi.

• EventON & Elementor: Käyttävät teknisiä evästeitä, jotta kalenteri ja sivuston elementit toimivat sujuvasti laitteellasi.

• Google Maps: Kalenterisivuillamme käytetään Google Mapsia reittiohjeiden näyttämiseen. Google saattaa kerätä tietoja sijainnistasi ja selaimestasi oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.

Voit halutessasi estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista, mutta tämä saattaa vaikuttaa joidenkin sivuston toimintojen (kuten kalenterin tai karttojen) toimivuuteen.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaisesti seuraavat oikeudet omiin tietoihisi:

• Oikeus tarkistaa tiedot: Voit pyytää raportin siitä, mitä tietoja meillä on sinusta.

• Oikeus korjata tiedot: Voit pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista (tämän voit tehdä myös itse SRL:n Jäsenhuoneessa osoitteessa oma.ratsastus.fi).

• Oikeus tulla unohdetuksi: Voit pyytää tietojesi poistamista rekisteristämme, jos jäsenyytesi on päättynyt eikä laissa ole esteitä poistolle.

• Oikeus peruuttaa suostumus: Voit milloin tahansa kieltää nimesi tai kuvasi näkymisen seuran julkisilla verkkosivuilla.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä seuran jäsensihteeriin sähköpostitse.

8. Tietojen suojaus

Tiedot säilytetään digitaalisesti ja ne on suojattu asianmukaisilla palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä suojatoimilla. Pääsy jäsenrekisteriin ja ilmoittautumistietoihin on vain niillä seuran toimihenkilöillä (kuten jäsensihteerillä tai kilpailunjohtajalla), jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Päivitämme tätä selostetta tarvittaessa toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa.
Tämä seloste on päivitetty viimeksi 19.5.2026.